Як рахує калькулятор
Добові — гроші на харчування та інші власні потреби у відрядженні, які не треба підтверджувати чеками. Калькулятор рахує їх у чотири кроки.
- Дні. Від дня вибуття до дня повернення включно. Інструкція Мінфіну про службові відрядження прямо каже: день вибуття і день прибуття «зараховуються як два дні», а вихідні й час у дорозі теж входять. Відрядження з 21 по 25 вересня — 5 днів, а не 4. Одноденне відрядження оплачується як повна доба.
- Ліміт. Податковий кодекс (пп. 170.9.1) не включає до доходу добові по Україні в межах 0,1 мінімальної зарплати на 1 січня року за кожен день, а за кордоном — у межах 80 євро на день за офіційним курсом НБУ.
- Перевищення. Усе, що роботодавець платить понад ліміт, — дохід працівника. З нього утримують ПДФО 18 % і військовий збір 5 %. Добові в межах ліміту не оподатковуються ні податком, ні збором.
- Бюджетні установи. Для держорганів і установ, які фінансує бюджет, добові не довільні: їх розмір встановлює постанова КМУ № 98. Калькулятор підставляє норму сам — по Україні або для обраної країни.
Гроші рахуємо в копійках: ліміт і добові переводимо в гривні за кожен день, а тоді множимо на кількість днів.
Ліміти і норми добових 2026 року
| Що | Скільки | Джерело |
|---|---|---|
| Ліміт по Україні, 2026 рік | 864,70 грн на день (0,1 × 8 647 грн) | ПКУ, пп. 170.9.1; ст. 8 закону про бюджет на 2026 рік |
| Ліміт по Україні, 2025 рік | 800 грн на день (0,1 × 8 000 грн) | те саме, бюджет на 2025 рік |
| Ліміт за кордоном | 80 євро на день за курсом НБУ | ПКУ, пп. 170.9.1 |
| Бюджетна установа, Україна | 300 грн на день | постанова КМУ № 98, додаток 1 |
| Бюджетна установа, за кордоном | від 40 до 80 доларів США на день залежно від країни | там само |
| ПДФО з перевищення | 18 % | ПКУ, п. 167.1 |
| Військовий збір з перевищення | 5 % | ПКУ, п. 16¹ підрозд. 10 розд. XX |
Текст ліміту в Податковому кодексі діє в редакції Закону № 2888-IX з 1 квітня 2023 року; ми звірили його з редакцією кодексу від 31 травня 2026 року. Суми для бюджетних установ діють з 1 січня 2022 року — тоді додаток 1 до постанови № 98 виклали в новій редакції, і з того часу таблиця не змінювалась (звірено 14 вересня 2026 року).
Скільки днів оплачується
Днем вибуття вважається день відправлення поїзда, автобуса чи літака з місця постійної роботи. Якщо транспорт відходить до 24:00 включно, це поточна доба, а з 0:00 і пізніше — вже наступна. Так само визначають день прибуття. Дата на квитку має збігатися з датою в наказі. Так рахує Інструкція Мінфіну № 59, написана для бюджетних установ. Для інших роботодавців дні відрядження визначає наказ, а Податковий кодекс рахує ліміт «за кожен календарний день такого відрядження» — тож день вибуття і день повернення теж входять.
За кордоном бюджетна установа платить за нормою країни відрядження за кожен день, включно з днями вибуття і повернення, якщо дорогою немає пересадок чи ночівлі в Україні або інших країнах. Коли вони є, дні в дорозі оплачують за нормами тих країн, де пересадка чи зупинка, а дні проїзду Україною до останньої пересадки — за українською нормою (день самої пересадки — вже за закордонною). Такі поїздки калькулятор не ділить: рахуйте частини окремо.
Типові помилки
- Не рахувати день вибуття чи повернення. Відрядження з понеділка по п’ятницю — це 5 днів добових, а не 4.
- Вважати 864,70 грн обов’язковою сумою. Це межа оподаткування, а не норма. Небюджетна компанія може платити менше чи більше, а із суми понад ліміт утримають 18 % ПДФО і 5 % військового збору — разом 23 %.
- Плутати валюти. Норми бюджетних установ за кордон — у доларах США, а ліміт Податкового кодексу — у євро. 61 у рядку «Польща» — долари.
- Забути про документи. Без наказу і доказів поїздки — квитків, рахунків за житло, відміток про перетин кордону — уся сума добових стає доходом і оподатковується.
- Брати мінімалку не того року. Ліміт по Україні рахують від мінімальної зарплати на 1 січня: для відряджень 2025 року — 800 грн на день, для 2026 року — 864,70 грн.
Де межа
Калькулятор не рахує проїзд і житло: їх відшкодовують за квитками й рахунками. Він не зменшує норму бюджетної установи, коли сторона, що приймає, безоплатно годує (за постановою № 98 тоді платять 80, 55 або 35 % норми при одно-, дво- чи триразовому харчуванні), і не враховує відрядження до кількох країн. Відрядження військовослужбовців мають власні правила, ЄСВ тут не рахується. Для бюджетних установ калькулятор попереджає, якщо відрядження довше за 30 днів по Україні чи 60 днів за кордон, — такий строк постанова № 98 дозволяє лише у визначених нею випадках.
Курс калькулятор бере один на все відрядження. Податковий кодекс переводить 80 євро в гривні «за офіційним обмінним курсом … в розрахунку за кожен такий день». Якщо ваша бухгалтерія бере курс кожного дня, а він за час відрядження змінювався, порахуйте дні частинами. Бюджетним установам аванс видають за курсом на день подання банку розрахунку витрат або на день видачі авансу (п. 5 постанови № 98 і примітка 2 до додатка 1).